www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Universele oplossing voor alle inkomende documenten langs alle kanalen

Geautomatiseerde verwerking van inkomende communicatie met Doxis4

Ondernemingen ontvangen elke dag grote aantallen documenten via uiteenlopende kanalen, zoals post, e-mail, fax of internet. Als deze documenten niet tijdig bij de juiste personen worden afgeleverd, kan dit de bedrijfsprocessen schaden. Sommige inkomende documenten moeten met meerdere medewerkers of afdelingen worden gedeeld, wat soms lastig te realiseren is met conventionele distributiesystemen voor poststukken en e-mails.

Met het Doxis4 Inbound Centre kunnen ondernemingen alle inkomende poststukken, e-mails en faxen gemakkelijk digitaliseren en distribueren. Gescande papieren documenten en elektronische documenten komen samen in één proces, zodat er maar één soort media gebruikt hoeft te worden. Deze oplossing is niet alleen ideaal voor grote ondernemingen; ook steeds meer middelgrote bedrijven ontdekken de voordelen.

De voordelen zijn duidelijk: Transport- en wachttijden vallen bijna helemaal weg. Alle documenten komen in een standaardvorm beschikbaar, vrijwel onmiddellijk nadat ze in het systeem zijn ingevoerd. De documenten kunnen direct worden bewerkt binnen de context van hun inhoud en achtergrond. Hierdoor verlopen de processen sneller. Inkomende documenten worden toegewezen aan een procesinstantie, waardoor gebruikers alle aanvullende informatie direct kunnen opvragen.

Deze oplossing kan overweg met alle soorten documenten: gestructureerde documenten (formulieren), documenten met zwakke structuren (bijvoorbeeld facturen of leveringsbonnen) en ongestructureerde teksten, zoals e-mails en algemene correspondentie. 

Meer informatie over verwerking van inkomende communicatie met Doxis4

De voordelen

  • Verwerking via meerdere kanalen, alle documenten beschikbaar in dezelfde vorm
  • Automatisering door classificatie van content
  • Snelle toewijzing en distributie versnelt de verwerking en verbetert de informatievoorziening
  • Rechtstreekse integratie in bedrijfsprocessen

Functies en voordelen

  • Media-onafhankelijke documentverwerking

    Dankzij het Doxis4 Inbound Centre kunnen alle inkomende kanalen en media worden geïntegreerd in bedrijfsprocessen, waardoor zowel gedigitaliseerde (gescande) als elektronische documenten in één proces bijeenkomen. Er is ook ondersteuning voor ongestructureerde tekstdocumenten (bijvoorbeeld e-mail) en voor documenten en formulieren met een zwakke structurering.

  • Volledig elektronische verwerking

    De verwerking van inkomende communicatie met Doxis4 gaat hand in hand met de elektronische verwerking binnen Doxis4 iECM Suite. U krijgt niet alleen volledige toegang tot de ontvangen documenten, maar ook tot alle overige informatie met betrekking tot deze content. 

  • Toewijzing en opslag met e-dossiers

    Bij gebruik van e-dossiers zoals klant- of leveranciersdossiers kunnen inkomende documenten en e-mails snel en in de meest geschikte dossiermap worden opgeslagen. Hierdoor zijn alle documenten en e-mails met aanvragen, orders, informatieverzoeken en andere belangrijke informatie over een bepaalde klant altijd beschikbaar binnen de zakelijke context. Deze informatie kan ook aan andere medewerkers beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld bij vervanging wegens afwezigheid of in het kader van de gewone bedrijfsvoering. Zoekfuncties werken niet alleen op de inhoud en de metagegevens van documenten en e-mails, maar ook op de dossiers die de gevraagde informatie bevatten.

  • Integratie met bedrijfsapplicaties

    De verwerking van inkomende communicatie met Doxis4 iECM Suite kan naar behoefte worden geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties. Er zijn zowel generieke als specifieke interfaces, services en invoegtoepassingen beschikbaar om verschillende integratiescenario's te realiseren, uiteenlopend van algemene koppelingen tot volledige, naadloze integratie. Doxis4 is schaalbaar en kan flexibel worden aangepast aan de bedrijfsprocessen van uw organisatie.

  • Gecertificeerd auditbestendige archivering

    Alle processen rond inkomende communicatie worden op transparante wijze gedocumenteerd en de documenten worden met behulp van auditbestendige technologie gearchiveerd. Bij gebruik van het Doxis4-archief worden de bewaartermijnen automatisch beheerd, zodat documenten die bewaard moeten worden, veilig worden opgeslagen in overeenstemming met alle wettelijke, sectorspecifieke en bedrijfsinterne voorschriften. De beveiligingsmaatregelen van Doxis4 iECM Suite zijn op basis van de Duitse auditingnorm IDW PS 880 gecertificeerd door de gerenommeerde internationale accountantsfirma Deloitte & Touche. Dit houdt in dat de procedures voor elektronische archivering auditbestendig zijn volgens de algemeen aanvaarde beginselen voor geautomatiseerde boekhoudsystemen, de Duitse belasting- en handelswetgeving en de beginselen voor gegevenstoegang en auditeerbaarheid van digitale dossiers.

Inkomende post

Doxis4 versnelt de distributie van inkomende poststukken, faxen, e-mails enzovoort. Alle informatie komt beschikbaar in dezelfde vorm, waardoor gegevens gemakkelijker verwerkt kunnen worden.

E-mail

Doxis4 integreert alle zakelijke e-mailcorrespondentie in de bedrijfsprocessen van de onderneming en helpt bij het naleven van alle voorschriften, bijvoorbeeld ten aanzien van bewaartermijnen.

Facturen

Doxis4 verwerkt elke dag automatisch alle inkomende facturen (crediteurenadministratie) met of zonder verwijzing naar de oorspronkelijke order, plus deel- en verzamelfacturen, creditnota's enzovoort.

City of Göttingen

Göttingen City Council relies on eGovernment and has introduced records management with electronic records
and electronic complaint management from SER.

Lees verder »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

Lees verder »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

Lees verder »
Dürr Dental AG

Dürr Dental has automated the processing of delivery notes and incoming invoices and has integrated the Doxis4 solution with the leading IFS ERP system.

Lees verder »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

Lees verder »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

Lees verder »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

Lees verder »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

Lees verder »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

Lees verder »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

Lees verder »
Exclusieve +Content voor geregistreerde gebruikers
Automated invoice scanning and validation - Doxis4 InvoiceMaster Read SLX
Fact Sheet

Automated invoice scanning and validation - Doxis4 InvoiceMaster Read SLX

Fact Sheet »
Electronic auditing - Doxis4 InvoiceMaster Control
Fact Sheet

Electronic auditing - Doxis4 InvoiceMaster Control

Fact Sheet »
Contact