www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Elektronische dossiers: van dossier naar applicatie

Elektronische dossiers (e-dossiers) in Doxis4 zijn een combinatie van content, bedrijfsprocessen en applicaties. E-dossiers dienen als centraal vertrekpunt voor het bewerken van procesinstanties en het doorzoeken van documenten. Op basis van één dossier kunt u procesinstanties triggeren, procesinstanties aan dossiers toevoegen of een dossier weergeven als onderdeel van een bepaalde procesinstantie. E-dossiers voorzien u op een proactieve manier van de nieuwste informatie, compleet met integratie van de e-mailcommunicatie, die vroeger geïsoleerd was in een apart systeem.

Met Doxis4 e-dossiers kunt u alle soorten dossiers en documenten beheren op het niveau van afdelingen, projecten, procesinstanties of content. Afhankelijk van de toepassing zijn de e-dossiers van Doxis4 bijvoorbeeld klantdossiers op een verkoopafdeling, personeelsdossiers op een HR-afdeling, productie- en machinedocumenten of projectdossiers op een productieafdeling, contractdossiers op een juridische afdeling, burgerdossiers bij een overheidsinstantie of medische dossiers in een ziekenhuis. Voor wat betreft hun eigenschappen en uiterlijk lijken e-dossiers sterk op fysieke dossiers, met standaard voorbladen en tabbladen. Als u op zoek bent naar een manier om papieren dossiers, hangmappen en indexen te vervangen, zijn de elektronische dossiers van Doxis4 de ideale oplossing.

Elektronische dossiers brengen uiteenlopende soorten informatie over een bepaald onderwerp bijeen. De informatie wordt niet langer gescheiden bewaard, maar gecombineerd in één enkel dossier. Gestructureerde en ongestructureerde gegevens worden vaak verspreid over meerdere opslagsystemen opgeslagen in mappen of bestandssystemen zonder een relatie met een concreet bedrijfsproces. Maar dankzij Doxis4 e-dossiers kunt u voortaan allerlei soorten informatieobjecten in hun zakelijke context beheren en weergeven. Bovendien kunt u objecten meervoudig toewijzen zonder redundantie. U kunt de relaties tussen informatieobjecten documenteren door koppelingen te definiëren, bijvoorbeeld tussen dossiers en documenten, dossiers en procesinstanties of dossiers onderling. Wanneer meerdere teams dezelfde informatie op verschillende afdelingen en locaties gelijktijdig gebruiken voor dezelfde processen, bieden de e-dossiers van Doxis4 u een veilige oplossing om samen te werken, onafhankelijk van tijdstip en locatie. Dit is onder andere bijzonder waardevol voor projectwerkzaamheden, juridische afdelingen, inkoopafdelingen en kwaliteitsmanagement.

Meer informatie over elektronische dossiers met Doxis4

De voordelen

  • Veilige toegang tot dossiers, waar ter wereld u ook bent
  • Dynamische mappen met automatische technologie om e-dossiers actueel en volledig te houden
  • Compleet en actueel overzicht van alle informatie, ook afkomstig van externe systemen
  • Procesinstanties bewerken met een team, waarvan de leden vanaf verschillende locaties toegang hebben tot dezelfde dossiers
  • Lagere kosten voor kantoorruimte, materiaal en personeel

E-dossiers in de context van de Doxis4-architectuur

Functies en voordelen

  • Informatiecockpit

    Doxis4 e-dossiers beschikken over een digitaal voorblad met een overzicht van alle belangrijke informatie over het dossier. Deze informatie kan ook worden overgenomen uit externe systemen zoals ERP, CRM en HR, en vervolgens automatisch worden gesynchroniseerd. U kunt Doxis4 cubeDesigner gebruiken om in te stellen welke soorten informatie worden vermeld op het virtuele voorblad. Behalve informatie (zoals indexwaarden en metagegevens) voor het identificeren van dossiers, kunt u ook tijdschema's en deadlines toevoegen om automatisch te laten bewaken door Doxis4. De metagegevens worden ook gebruikt bij het zoeken naar dossiers. 

  • Gegevensbewaring en compleet overzicht

    In de elektronische dossiers van Doxis4 kunt u informatieobjecten afkomstig van verschillende bronnen, zoals gescande papieren documenten, digitale documenten, e-mails, afbeeldingen, video's of hyperlinks, heel gemakkelijk digitaliseren, beheren en documenteren. De ingebouwde Viewer ondersteunt meer dan 280 bestandsindelingen en toont de inhoud van de informatieobjecten, zelfs als u niet beschikt over het programma waarmee het oorspronkelijke bestand is gemaakt. U kunt alle informatieobjecten uiteraard ook altijd weergeven in andere applicaties die op het systeem zijn geïnstalleerd.

  • Informatie vinden en vanaf elke gewenste locatie samenwerken

    U kunt zelf door de mappenstructuur navigeren om e-dossiers te vinden, maar u kunt ook zoeken met meerdere zoekvelden of gebruikmaken van full-text search (text mining) om de gehele mappenstructuur te doorzoeken. Om grote aantallen documenten effectief te kunnen beheren, zijn meerdere filters, een groeperingsfunctie en een sorteerfunctie voor resultatenlijsten beschikbaar. Waar ter wereld ze ook zijn, gebruikers hebben op elk gewenst moment toegang tot e-dossiers in de vorm van een offline dossier. Ze kunnen de dossiers ook via het web of een mobiele client openen, zolang ze maar over de benodigde toegangsrechten beschikken. Elektronische dossiers kunnen worden toegesneden op de IT-structuur van uw organisatie. Voor archivering op lange termijn kunt u kiezen voor centrale opslag, opslag op gescheiden locaties of een combinatie van beide.

  • Gestructureerde dossiers en weergave van individuele dossiers

    Een e-dossier wordt geconfigureerd aan de hand van een dossiermodel dat centraal of op het niveau van afdelingen of organisatie-eenheden kan worden gedefinieerd. U bepaalt zelf welke content in een dossier moet worden opgenomen en hoe het dossier gestructureerd wordt. Naast hiërarchische, statische mappen biedt Doxis4 ook ondersteuning voor dynamische mappen: de inhoud hiervan wordt automatisch vanuit de Content Repository weergegeven aan de hand van de ingestelde zoekcriteria. U kunt altijd zelf informatieoverzichten maken. Wanneer u zogeheten 'virtuele dossiers' gebruikt, hoeven er geen gegevens meer te worden verplaatst of gekopieerd. U kunt informatieobjecten gelijktijdig aan meerdere dossiers toewijzen zonder dat hierbij redundantie ontstaat.

  • Beveiligingsmechanismen en toegangsbeveiliging

    Met Doxis4 e-dossiers kunt u nauwkeurig instellen wie toegangsrechten heeft om dossiers, procesinstanties en documenten weer te geven. Om gevoelige documenten beter te beschermen, kunt u persoonlijke autorisatie- en authenticatierechten instellen, SSL-versleuteling gebruiken voor client/server-communicatie en (afhankelijk van de applicatie) toegangsrechten overnemen vanuit externe systemen, zoals LDAP, HR, CRM of ERP. Elke keer dat gegevens worden opgevraagd of gewijzigd, wordt dit vastgelegd in de audit-trail.

  • Tenant-ondersteuning en toegangsrechten

    Voor grote en middelgrote ondernemingen met meerdere juridisch onafhankelijke dochtermaatschappijen is het van onschatbare waarde dat de elektronische dossiers van Doxis4 meerdere tenants ondersteunen. Dit houdt in dat elke organisatie of onderneming alleen de eigen gegevens kan weergeven of wijzigen. Het overschakelen naar een andere tenant vereist een nieuwe autorisatie en authenticatie van de gebruiker. Het is echter ook mogelijk de tenants te scheiden door toegangsrechten te definiëren en de gegevens (databases en opslagmedia) gescheiden te houden.

  • 'Doe-het-zelf' bedrijfsapplicaties

    Met behulp van Doxis4 cubeDesigner kunt u zelf dossierapplicaties definiëren, ontwerpen en beheren ('Made by yourself'). Om dit proces te ondersteunen, stelt Doxis4 voor applicatiebeheerders en power users een gebruiksvriendelijke, grafische ontwerpfunctie beschikbaar. Nadat u een dossierapplicatie hebt ontworpen met Doxis4 cubeDesigner, kunt u deze distribueren en in meerdere Doxis4-clients weergeven.

Een universele oplossing voor uiteenlopende soorten dossiers: Doxis4

De Doxis4-technologie voor e-dossiers vormt de basis voor het ontwerpen van een hele reeks verschillende applicaties op basis van dossiers. Hieronder volgen enkele voorbeelden om te illustreren wat dit in de praktijk betekent. Als u op een pictogram of titel klikt, wordt een uitgebreide beschrijving van het desbetreffende dossiertype weergegeven.

Inkoopdossiers

Inclusief alle relevante informatie, zoals inkooporders, leveringsbonnen, facturen, prijsgegevens, correspondentie en contracten.

Gegevensdossiers (verzekeringen)

Voor het beheer van miljoenen klantdossiers met een gestandaardiseerd overzicht van alle klantdocumenten uit verschillende verzekeringscategorieën.

Gerechtsdossiers

Met alle relevante documenten, van de schriftelijke pleidooien en alle (ook elektronische) correspondentie tot en met het vonnis, inclusief digitale handtekening.

Vastgoeddossiers

Om alle documenten met betrekking tot een vastgoedobject op een gecentraliseerde en auditbestendige wijze te gebruiken, te beheren en te archiveren.

Kredietdossiers

Uw medewerkers krijgen met één muisklik toegang tot alle klantgegevens en documenten die ze nodig hebben om kredietbeslissingen te nemen.

Klantdossiers

Met alle actuele en historische informatie over een bepaalde klant, inclusief alle correspondentie en e-mails.

Patiëntendossiers

Alle gegevens, documenten, afbeeldingen en multimediaobjecten kunnen per patiënt, per casus of per periode worden weergegeven.

Personeelsdossiers

Alle documenten met betrekking tot een bepaalde medewerker (inclusief uitgaande documenten, zoals loonstrookjes) worden op auditbestendige wijze beheerd en gearchiveerd. 

Projectdossiers

Gebruikers kunnen alle informatie over een bepaald project opvragen en beheren, ongeacht het bronsysteem van de documenten en de afdeling waarop de gebruiker werkt.

Contractdossiers

Bevatten alle papieren en elektronische documenten met betrekking tot een bepaald contract, en houden toezicht op tijdschema's en deadlines.

Test
PreviewLupe
Screen

Een platform voor alle soorten dossiers

Documenten, dossiers en procesinstanties kunnen vrijelijk worden gecombineerd en gekoppeld. Dankzij deze combinatievrijheid kunt u op basis van één gestandaardiseerde technologie werken met dossiers, terwijl u toch rekening houdt met de behoeften en vereisten van specifieke afdelingen of taken.

Een duidelijke informatiecockpit

Elk e-dossier in Doxis4 beschikt over een digitaal voorblad. Dit is een soort informatiecockpit met een overzicht van alle belangrijke informatie over het dossier, die ook afkomstig kan zijn van externe systemen zoals HR, ERP en CRM. Dit voorblad dient als vertrekpunt voor alle werkzaamheden en voor het triggeren van acties. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Applicatiespecifiek beheer voor alle clients

Nadat u met Doxis4 cubeDesigner een dossierapplicatie hebt ontworpen, kunt u deze distribueren en weergeven via Doxis4 winCube (Windows-client) en webCube (webclient).

Overzicht van elektronische dossiers in Doxis4

Dossierbeheer

  • Dossiervoorblad met metagegevens over het dossier (inclusief gegevens die afkomstig zijn van externe systemen zoals ERP, CRM of HR)
  • Integratie van alle soorten informatieobjecten van uiteenlopende herkomst, zoals documenten, hyperlinks, dossiers en multimediacontent
  • Dossierstructuren centraal definiëren met behulp van flexibele dossiermodellen
  • Mappen met hiërarchische structuur zonder limiet aan de diepte
  • Aanpasbare informatieweergaven ('virtuele dossiers')
  • Dynamische mappen die automatisch worden bijgewerkt en altijd volledig zijn
  • Toepassing van organisatiemodellen en toekenning van toegangsrechten voor dossiers
  • Terugkoppelingen: een overzicht van alle dossiers waarvan het document deel uitmaakt
  • Duidelijke opslagstructuren en gestandaardiseerde opslagactiviteiten om redundantie en verwarring bij opslagattributen te voorkomen
  • Gelijktijdige toewijzing van documenten aan meerdere dossiers, zonder redundante opslag

Werken met dossiers

  • Procesinstanties bewerken als team: deelnemers op verschillende afdelingen hebben toegang tot dezelfde dossiers
  • Gelijktijdige toegang tot e-dossiers vanaf elke locatie ter wereld
  • Mogelijkheid om een dossier 'mee naar huis' te nemen als een offline dossier
    (inchecken/uitchecken)
  • Abonnementsfunctie om per e-mail bericht te ontvangen bij wijziging van een e-dossier
  • Uitgebreide zoekfuncties voor informatie in dossiers en documenten plus speciale functie om dossiers te zoeken
  • Zoeken binnen een bepaald dossier of map
  • Gemakkelijke toegang via iECM-links: beveiligde links naar specifieke dossiers of documenten kunnen rechtstreeks vanaf de client worden verzonden
  • Zoeken naar documenten in combinatie met dossierattributen
  • Ingebouwde Viewer voor meer dan 300 verschillende bestandsindelingen
  • Audit-trail van alle bewerkingen binnen een dossier
  • Door een dossier bladeren met tabbladen

Dossiermodel

  • Meerdere soorten mappen worden ondersteund:
    • Mappen voor het organiseren van content
    • Mappen voor statische content
    • Overzichtsmappen met verwijzingen
    • Mappen voor dynamische content
    • Mappen voor ActiveX- en iFrame-vensters
  • Optionele automatische nummering van dossiermappen
  • Optie om het dossiermodel voor alle dossiers automatisch aan te passen (geen 'Kopiëren en plakken'-relatie)
  • Voorgedefinieerde mappen in het dossiermodel kunnen worden onderverdeeld in submappen voor individuele dossiers
  • Toekenning van toegangsrechten op mapniveau en overerving van toegangsrechten
Contact