www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Document Management met Doxis4

Zonder gebruik te maken van een DMS (een systeem voor elektronisch Document Management) is het vaak erg moeilijk om mee te werken aan processen waarbij een groot aantal verschillende documenten wordt gebruikt. Deze processen moeten meestal in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd, zijn weinig transparant en erg foutgevoelig, en strekken zich uit over een lange periode. Doxis4 DMS overwint alle genoemde uitdagingen, plus nog een aantal andere.

Een document moet vaak meerdere bewerkingsstappen doorlopen en door verschillende personen worden goedgekeurd voordat de eindversie gereed is, die geschikt is voor auditbestendige archivering. Doxis4 DMS biedt alle benodigde Document Management-functies voor alle soorten bedrijfsprocessen: van sjabloonbeheer en het toevoegen van annotaties over gewenste aanpassingen in niet-bewerkbare bestandsindelingen (zoals PDF en TIFF) tot en met methoden om documenten op een handige manier te kunnen openen of vervangen. In combinatie met de Doxis4 Content Repository, Doxis4 e-dossiers en Doxis4 SmartOffice is dit een goede vervanging van de gecompliceerde directory- en opslagsystemen van een organisatie.

Een intelligente oplossing voor dagelijkse werkzaamheden met Microsoft Office

Gebruikers merken de voordelen van Doxis4 DMS zodra ze hun eerste document beginnen te maken. Met Doxis4 SmartOffice kunnen ze direct vanuit MS Office naar informatie en documenten zoeken op basis van content of processen. Dit is heel waardevol tijdens het maken van nieuwe documenten, doordat hierbij een sjabloon wordt gecreëerd die in de toekomst met geringe aanpassingen wellicht opnieuw kan worden gebruikt. Hier komt ook de indelingsonafhankelijke opslagfunctie van de Doxis4 Content Repository tot zijn recht, omdat hierbij het oorspronkelijke bestand (bijvoorbeeld Word of Excel) naast de auditbestendige versie (bijvoorbeeld PDF of TIFF) kan worden opgeslagen. Doordat u niet langer geheel nieuwe documenten hoeft te maken, kunt u veel tijd en moeite besparen.

Doordat Doxis4 een gestandaardiseerde werkwijze volgt bij het maken van documenten, kunt u ook uw concepten en sjablonen gemakkelijker beheren, bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit een elektronisch dossier in de Doxis4-client of met behulp van de sjabloonfunctie van Doxis4 SmartOffice. Doxis4-sjablonen zijn veel méér dan eenvoudige briefsjablonen waarin de huisstijl van de organisatie is verwerkt. Sjablonen kunnen ook documentattributen bevatten, zoals de communicatierichting (inkomend of uitgaand) en een titel of een onderwerp. Stel bijvoorbeeld dat u een nieuwe brief wilt schrijven aan een zakenrelatie. Met behulp van de sjabloon kunt u een Word-document maken waarin alle belangrijke informatie al aanwezig is, zoals de naam en het adres van de relatie. En als u bijvoorbeeld een statusrapport over een project wilt produceren, worden de belangrijkste projectparameters uit de sjabloon automatisch overgenomen in het document, zodat de kans op fouten afneemt. Het was nog nooit zo gemakkelijk om snel nieuwe documenten te maken. Om optimaal profijt te hebben van Doxis4-sjablonen, wordt u aangeraden deze sjablonen te combineren met e-dossiers. Sjablonen kunnen aan een al bestaande map worden gekoppeld, zodat het opslagproces nog efficiënter verloopt. In plaats daarvan kunt u ook opslagparameters instellen voor bepaalde mappen of voorgedefinieerde documenttypen. Dit kunt u zelfs bij het begin van een workflow doen, bijvoorbeeld wanneer u een eindrapport over een voltooid project opstelt.

Gezamenlijk bewerken van 'live' documenten

Veel documenten moeten een langdurig bewerkingsproces doorlopen en/of door veel verschillende personen worden bewerkt. Hierdoor ontstaan er meerdere versies, die goed moeten worden gefilterd en beheerd. Om u hierbij te ondersteunen, heeft Doxis4 een uitgebreide functie voor versiebeheer, die u helpt onderscheid te maken tussen de hoofdversie en de verschillende werkversies van een document. Zodra een gebruiker op 'Bewerken' klikt, wordt het desbetreffende document uitgecheckt en vergrendeld tegen bewerkingen door andere gebruikers. Het document kan nog wel gewoon worden doorzocht. Zodra het document is bewerkt en weer is ingecheckt, maakt Doxis4 automatisch een nieuwe versie van het document. Afhankelijk van de situatie kan de gebruiker zelf bepalen of de huidige versie een werkversie of een nieuwe hoofdversie is, of hiervoor gebruikmaken van een speciale versiebeheer-workflow. U kunt altijd teruggrijpen op eerdere versies van een document, en zo nodig ook eerdere versies opnieuw activeren.

Samenwerken via tijdelijke werkruimtes

Om te waarborgen dat de samenwerkingsprocessen veilig verlopen, past Doxis4 een fijnmazig beveiligingsconcept toe, tot op het niveau van objecten. Dit concept bepaalt welke gebruikers welke versies mogen bekijken, wie wijzigingen mag aanbrengen en wie een document mag uitchecken. Bovendien kunnen gebruikers zogeheten werkruimtes inrichten om de teamwerkzaamheden te ondersteunen. Zoals het een geavanceerde samenwerkingsoplossing betaamt, biedt Doxis4 de gebruikers de gelegenheid een tijdelijk projectdossier te maken, waarin meerdere documenten, procesinstanties en objecten kunnen worden opgeslagen en dat toegankelijk is voor de hele werkgroep. Om te voorkomen dat gebruikers voortdurend zelf moeten controleren of een bepaald document is bewerkt door een collega, kunnen de gebruikers zich aanmelden voor een berichtfunctie, zodat ze bericht krijgen zodra er wijzigingen zijn aangebracht in een document of dossiermap. Hierdoor zijn alle projectmedewerkers altijd op de hoogte, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat. Nadat een project is afgerond, kan de werkruimte worden verwijderd en kan de inhoud worden overgebracht naar het archief, hetzij als losse eindversie of inclusief de gebruikte werkversies.

De audit-trail-functie van Doxis4 genereert auditbestendige documentatie waaruit blijkt wanneer en door wie bepaalde documenten zijn gemaakt, toegevoegd, bewerkt, opgevraagd, gewijzigd en/of verwijderd. Er wordt een transparant logboek bijgehouden over alle bewerkingsfasen van een document. Hierdoor kunt u voldoen aan wettelijke en interne voorschriften. Bovendien kan de audit-trail van pas komen bij het vaststellen van de verantwoordelijkheid in het geval van conflicten of schadeclaims.

Samen met het Doxis4-archief ondersteunt Doxis4 DMS de gehele levenscyclus van een document: van het maken en bewerken van documenten (inclusief versiebeheer) tot en met veilige archivering voor de lange termijn. Dit Document Management-systeem stelt u bovendien in staat om te werken met extra nevenversies, koppelingen tussen documenten en digitale handtekeningen. Als aanvulling op de functies van Doxis4 DMS adviseren we om gebruik te maken van elektronische dossiers, die kunnen dienen als basis voor het beheer van dossiers en documenten op het niveau van afdelingen, projecten, procesinstanties of content. Een andere waardevolle aanvulling op Doxis4 DMS zijn workflowfuncties met ondersteuning voor automatisch beheer en automatische aansturing van documentintensieve bedrijfsprocessen.

Meer informatie over Document Management met Doxis4

De voordelen

  • Breed functiepakket om 'live' documenten te bewerken en op te slaan
  • Versiebeheer met onderscheid tussen hoofdversies en werkversies
  • Functies om annotaties toe te voegen, inclusief een handig overzicht
  • Intelligent sjabloonbeheer

Document Management in de context van de Doxis4-architectuur

DMS Service en Storage Service zijn de twee belangrijkste Doxis4-functies voor Document Management en teamtaken (samenwerking). Deze functies worden normaal gesproken aangevuld met de Relationship Service om werkruimtes te configureren en documenten te koppelen, de Text Mining Service om de associatieve full-text search te kunnen gebruiken, en de Notification Service om automatisch berichten te ontvangen, bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen zijn aangebracht in een document of een dossier. Andere functies zijn de ILM Service voor het beheer van de volledige documentlevenscyclus, en de File Import Service voor automatische import van grote aantallen documenten.

Functies en voordelen

  • Versiebeheer en in- en uitchecken

    Doxis4 DMS heeft een uitgebreide functie voor versiebeheer, waarmee u wijzigingen kunt bijhouden in documenten die in een langdurig proces en/of door een groot aantal personen bewerkt moeten worden. Hierdoor kunt u onderscheid maken tussen werkversies en hoofdversies en (bijvoorbeeld op afdelingsniveau) verschillende toegangsrechten voor deze versies toewijzen. Het incheck/uitcheck-mechanisme zorgt dat er automatisch een nieuwe versie wordt gemaakt zodra iemand een document bewerkt. Hierdoor weet u zeker dat u nooit per ongeluk informatie overschrijft. Afhankelijk van de situatie kunt u zelf bepalen of de huidige versie een werkversie of een nieuwe hoofdversie is, of hiervoor gebruikmaken van een speciale versiebeheer-workflow. Bovendien kunt u altijd teruggrijpen op eerdere versies. Vanwege de nauwe relatie tussen het Doxis4-archief en de Document Management-functies van Doxis4 is het ook altijd mogelijk het werk aan een 'live' document te 'bevriezen' in een niet-bewerkbare versie, die op een auditbestendige manier kan worden gearchiveerd.

  • Integratie met Microsoft Office

    In de meeste organisaties is Microsoft Office een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Daarom beschikt Doxis4 over standaardfuncties om documenten, tabellen, presentaties en e-mails rechtstreeks vanuit Microsoft Office-applicaties over te brengen naar en op te slaan in de Doxis4 Content Repository. Maar de Doxis4 SmartOffice Plus-invoegtoepassing biedt een nog veel geavanceerdere integratie met de Microsoft Office-applicaties Word, Excel en PowerPoint: deze invoegtoepassing biedt niet alleen eenvoudige functies voor het opslaan van documenten, maar ook zoekfuncties in documenten die al zijn gearchiveerd, een handige resultatenlijst met de standaard filteropties van Doxis4, rechtstreekse toegang tot het sjablonenbeheer van Doxis4 en de mogelijkheid om extra nevenversies te maken, bijvoorbeeld in de vorm van een PDF-bestand. Al deze functies kunnen gewoon in de vertrouwde MS Office-omgeving worden gebruikt.

  • Intelligent sjabloonbeheer

    Met de Doxis4-functie voor sjabloonbeheer kunt u het maken en opslaan van documenten standaardiseren. Deze functie is ook beschikbaar in Doxis4-clients en via Doxis4 SmartOffice. Doxis4-sjablonen maken gebruik van eenvoudige documentattributen, zoals communicatierichting (inkomend of uitgaand), titel en onderwerp, en kunnen essentiële informatie zoals adresgegevens of transactienummers doorgeven aan nieuwe documenten. Hierdoor kunnen documenten veel sneller worden gemaakt en neemt de kans op fouten af. Sjablonen kunnen worden gekoppeld aan een al bestaande map in een e-dossier, zodat het opslagproces nog efficiënter verloopt. In plaats daarvan kunt u ook opslagparameters instellen voor bepaalde mappen of voorgedefinieerde documenttypen. Dit kunt u zelfs bij het begin van een workflow doen, bijvoorbeeld wanneer u een eindrapport over een voltooid project opstelt.

  • Annotaties en overzicht

    U kunt uiteenlopende soorten annotaties aan documenten toevoegen, zelfs bij bestandsindelingen zoals PDF en TIFF, die niet bewerkbaar zijn. U kunt bijvoorbeeld opmerkingen toevoegen in de vorm van Post-it briefjes, stempels, pijlen of teksten, net zoals bij documenten op papier. Voor elke gebruiker wordt een afzonderlijke annotatielaag gemaakt. Ook de toegangsrechten kunnen individueel worden toegewezen. Maar in tegenstelling tot de situatie bij papieren documenten zijn annotaties in Doxis4 geen integraal onderdeel van het document. Doxis4-annotaties bevinden zich op een aparte 'laag' van het document, vergelijkbaar met een afneembare, transparante film op een papieren document. Zo nodig kunnen annotaties worden verborgen, wat met name handig is voor documenten die niet gewijzigd mogen worden, zoals contracten. Dankzij het handige annotatie-overzicht behoudt u altijd een duidelijk beeld van recente wijzigingen, zelfs in grote documenten.

  • Informatie zoeken en opvragen vanaf elke gewenste locatie

    Documenten die bewerkt moeten worden, zijn te vinden via de Doxis4-functies voor geïndexeerd zoeken of full-text search, maar ook rechtstreeks vanuit de desbetreffende Microsoft Office-applicaties (zie 'Integratie met Microsoft Office'). Met de functie voor geïndexeerd zoeken kunt u snel specifieke dossiers of documenten vinden, terwijl u met de full-text search ('text mining') de volledige documentinhoud doorzoekt. Bij het zoeken naar documenten en dossiers worden alle informatiedatabases doorzocht, van 'live' documenten tot en met auditbestendig gearchiveerde objecten. Document Management met Doxis4 biedt een groot voordeel voor organisaties die werken op meerdere locaties: de toegang tot documenten is niet afhankelijk van de opslaglocatie. Waar ter wereld ze ook zijn, gebruikers hebben op elk gewenst moment toegang tot de documenten. Ze kunnen deze documenten zelfs via het web of een mobiele client openen, zolang ze maar over de benodigde toegangsrechten beschikken.

  • Werkruimtes en abonnementsfuncties

    Om te zorgen dat meerdere personen samen aan documenten en dossiers kunnen werken, biedt Doxis4 services zoals de Relationship Service voor het maken en beheren van gedeelde werkruimtes en directorystructuren. Dit betekent dat gebruikers een tijdelijk projectdossier definiëren voor projectwerkzaamheden (samenwerking). Deze dossiers kunnen uiteenlopende documenten, procesinstanties en objecten bevatten, die beschikbaar gesteld kunnen worden aan de hele projectgroep, ook al werken de leden van de groep op verschillende afdelingen. Om alle deelnemers altijd op de hoogte te houden, kan de Notification Service automatisch bericht geven wanneer een document wordt gewijzigd of toegevoegd aan een projectmap. Gebruikers kunnen met behulp van de abonnementsfunctie zelf bepalen welke documenten, dossiers, mappen of zoekprocessen ze willen volgen en over welke veranderingen ze bericht willen ontvangen. Zodra een project is voltooid, kan de werkruimte worden verwijderd en kan de gedeelde inhoud worden gearchiveerd, hetzij alleen als eindversie of inclusief alle tussentijdse bewerkingsstappen.

  • Beveiligingsmechanismen en toegangsbeveiliging

    U kunt toegangsrechten toekennen voor het weergeven, bewerken en/of verwijderen van individuele documenten. Bij het gebruik van elektronische dossiers kunnen toegangsrechten ook op map- en dossierniveau worden toegekend. Tijdens het bewerkingsproces wordt de veiligheid van uw gegevens gewaarborgd door persoonlijke autorisatie en authenticatie van gebruikers, SSL-versleuteling van client/server-communicatie en het overnemen van toegangsrechten vanuit externe systemen, zoals LDAP. De audit-trail-functie van Doxis4 genereert auditbestendige documentatie waaruit blijkt wanneer en door wie bepaalde documenten zijn toegevoegd, opgevraagd, gewijzigd en/of verwijderd. Er wordt een transparant logboek bijgehouden over alle fasen van het proces.

Wat precies is een document management systeem?

Wijzigingen aanbrengen zoals bij papieren documenten

Als u uw documentintensieve bedrijfsprocessen voortaan volledig elektronisch uitvoert, wil dit nog niet zeggen dat u afscheid hoeft te nemen van uw favoriete hulpmiddelen, zoals markeerstiften, Post-it briefjes en stempels. Doxis4 stelt al deze handige markeerfuncties beschikbaar in de vorm van digitale annotaties.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Een duidelijk beeld met het annotatie-overzicht

Het handige annotatie-overzicht in lijstvorm geeft u een duidelijk beeld van alle annotaties in een document. Wanneer u op een bepaalde annotatie dubbelklikt, gaat u direct naar de desbetreffende locatie in het document. Dit is bijzonder handig in grotere documenten, zoals contracten of specificaties. U hoeft nooit meer tientallen pagina's door te bladeren op zoek naar alle aantekeningen, tips en opmerkingen van een collega.

Microsoft Office-integratie

De optionele Microsoft Office-integratie van Doxis4 koppelt de Office-applicaties Word, Excel en PowerPoint rechtstreeks aan de Doxis4 Content Repository. Aan de gebruikersinterface van de Office-applicaties worden extra menuopties en dialoogvensters toegevoegd, waarmee u in de hele Repository documenten kunt opslaan of doorzoeken. U kunt rechtstreeks in de Office-omgeving documenten maken, bewerken en zoeken en versies beheren zonder de omweg van het bestandssysteem te hoeven bewandelen.

Test
PreviewLupe
Screen
EDEKA Nord

EDEKA Nord beheert informatie zoals contracten en facturen voor objecten in elektronische objectdossiers, zodat de documenten in een snel, eenvoudig en papierloos proces opgevraagd kunnen worden.

Lees verder »
Eissmann Group Automotive

Eissmann Group heeft besloten Doxis4 iECM Suite van SER in de hele onderneming te gaan gebruiken.

Lees verder »
SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive maakt gebruik van DMS- en archiveringsoplossingen, een wereldwijd toegankelijke opslaginfrastructuur met hoge beschikbaarheid en andere SER-oplossingen om zijn processen wereldwijd te optimaliseren.

Best Practice »
Stadtwerke Bielefeld

Als basis voor uniforme, gestructureerde documentopslag, permanente toegankelijkheid en de gewenste procesverbeteringen werd op basis van Doxis4 een systeem voor elektronische bouwdossiers (EBA) geïmplementeerd.

Lees verder »
LBS

Momenteel bevat het Doxis4-systeem van LBS circa 43 miljoen documenten. 300 LBS-medewerkers werken met verschillende soorten elektronische dossiers, waaronder bouwspaar-, krediet- en juridische dossiers.

Lees verder »
DHL Express

Sinds 2010 maakt DHL gebruik van een uniforme, ondernemingsbrede DMS-oplossing op basis van Doxis4.

Lees verder »
Bauhaus AG

In 2007 heeft Bauhaus AG juridische dossiers ingevoerd op de afdeling juridische zaken. Het kantoormanagementsysteem op basis van Doxis4 beheert nu alle communicatie op de juridische afdeling.

Lees verder »

Overzicht van Document Management in Doxis4

Document Management

  • Uitgebreide functies voor versiebeheer (werkversies/hoofdversie)
  • Uitgebreide functies voor sjabloonbeheer
  • Gedeelde werkruimtes, bijvoorbeeld voor tijdelijke projectdossiers (Relationship Service)
  • Automatisch bericht ontvangen wanneer bepaalde documenten worden gewijzigd of documenten worden toegevoegd aan bepaalde directory's
  • Zoekfunctie voor alle geïntegreerde gegevens met geïndexeerd zoeken en full-text search
  • Uitgebreide opties voor annotatie (bijvoorbeeld opmerkingen, Post-it briefjes, stempels, vakjes, pijlen en tekst)
  • Annotatielagen met afzonderlijke toegangsrechten
  • Handig annotatie-overzicht
  • Inchecken en uitchecken van documenten
  • Meerdere opties voor het opslaan en indexeren van documenten (bijvoorbeeld via Doxis4-clients, met een scannerkoppeling of automatische bestandsimport)

Integratie met Microsoft Office

  • Uitbreiding voor MS Office om de belangrijkste Document Management-functies te verbeteren
  • Rechtstreeks toegankelijk vanuit MS Office via Doxis4 SmartOffice
  • Gestructureerde documentopslag met standaard opslagvensters en -parameters vanuit Doxis4
  • Zoekfunctie voor de volledige documentendatabase (niet alleen Office-documenten)
  • Inchecken en uitchecken plus versiebeheer
  • Extra bestandsindelingen beschikbaar
  • Doxis4-sjabloonbeheer rechtstreeks vanuit Microsoft Office gebruiken

Compliance en beveiliging

  • Toekenning van toegangsrechten voor het openen, wijzigen en verwijderen van 'live' documenten, ook op afzonderlijk documentniveau
  • Beveiligde client/server-communicatie (op basis van SSL)
  • Audit-trail voor documentatie van alle bewerkingsfasen
  • Gecertificeerd auditbestendig archiefsysteem (IDW PS 880)
Exclusieve +Content voor geregistreerde gebruikers
Digital office organisation and automation - Doxis4 SmartOffice Plus
Fact Sheet

Digital office organisation and automation - Doxis4 SmartOffice Plus

Fact Sheet »
Full-text searching in the document management system - Doxis4 Fulltext Service
Fact Sheet

Full-text searching in the document management system - Doxis4 Fulltext Service

Fact Sheet »
Contact