www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Business Process Management met Doxis4

Terwijl de dagelijkse werkzaamheden op productieafdelingen meestal wel efficiënter worden als gevolg van automatisering, is dit in een kantooromgeving lang niet altijd het geval. Ondernemingen moeten zorgvuldig afwegen of een kantoorproces al dan niet geautomatiseerd moet worden. Automatisering is alleen zinvol in situaties waarin de stappen van routinetaken gedetailleerd kunnen worden beschreven, zoals bij auditingprocessen en de autorisatie van facturen. Maar processen waarbij mensen beslissingen moeten nemen, kunnen beter niet worden ingeperkt door gedetailleerde procesmodellen. Bij dergelijke processen moeten 'kenniswerkers' het initiatief behouden om afwegingen te kunnen maken en instructies te kunnen geven op basis van hun ervaring en deskundigheid. Kenniswerk is mensenwerk. Automatisering is vaak te gedetailleerd en niet flexibel genoeg om de complexe werkelijkheid goed te kunnen modelleren. Bijvoorbeeld bij klachten- of schadeafhandeling moeten kenniswerkers beslissingen nemen op basis van individuele gevallen. Het is bij dergelijke werkzaamheden niet zinvol de medewerkers te dwingen een procesmodel te volgen. Ze worden er bepaald niet door gemotiveerd en verbetering van de winstgevendheid blijft een illusie.

Ondernemingen hebben daarom behoefte aan een ander procesmodel dan traditionele automatisering: een model dat niet gericht is op het proces, maar op een 'casus' of een 'zaak' waarvoor een specifiek doel is vastgesteld. Een 'zaak' kan bijvoorbeeld een klant, een project, een order of een klacht zijn.

Om de verschillende soorten zaken beter te kunnen afhandelen, worden bij Business Process Management twee subdisciplines onderscheiden: normatieve BPM en adaptieve BPM. Beide vormen van BPM worden in de praktijk even vaak gebruikt. Normatieve BPM, ook wel 'Production Workflow' genoemd, is bedoeld voor processen waarbij de opeenvolging van acties van tevoren bepaald kan worden. Adaptieve BPM, ook bekend onder de namen 'Zaakgericht werken', 'Adaptive Case Management', 'Ad-hoc Workflow' en 'Smart Process Applications' (volgens Forrester), ondersteunt de werkzaamheden van een kenniswerker die aan een zaak werkt. Dit onderscheid komt ook naar voren in de onderstaande definitie van de EABPM (European Association of Business Process Management): "Business Process Management (BPM) is een systematische aanpak gericht op het vastleggen, ontwerpen, uitvoeren, documenteren, meten, monitoren en controleren van zowel geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde processen, om te voldoen aan de doelstellingen die aansluiten op de bedrijfsstrategie van een onderneming. BPM stimuleert het op een bewuste, veelomvattende en in toenemende mate door IT ondersteunde manier definiëren, verbeteren, innoveren en onderhouden van totaalprocessen".

Het is van groot belang dat uw BPM-oplossing de beide genoemde disciplines ondersteunt binnen één en dezelfde architectuur. Zoals Doxis4 BPM doet! Terwijl in de bedrijfskunde sprake is van adaptieve en normatieve BPM, gebruiken we in de context van Doxis4 iECM Suite de termen Task Management en Business Process Management, om de praktische uitwerking van de disciplines tot uitdrukking te brengen.

BPM als onderdeel van Doxis4 iECM Suite

Doxis4 BPM is een innovatief, nieuw systeem voor Business Process Management en speelt een belangrijke rol binnen Doxis4 Enterprise Content Management Suite. Documenten, dossiers, procesinstanties en werkitems zijn geïntegreerd binnen een homogene servicegeoriënteerde architectuur (SOA) en gebaseerd op een gemeenschappelijk ECM-platform (Doxis4 CSB). Ze maken gebruik van een standaard metagegevens-database (RBDMS) en gedeelde kernservices (zoals beveiliging, replicatie en transport). Met één client kunt u archiveringsprocessen uitvoeren en administreren en documenten, taken en bedrijfsprocessen beheren. Er is sprake van interactie tussen documenten, dossiers, procesinstanties en werkitems. Zo maken documenten en procesinstanties bijvoorbeeld deel uit van een dossier. Andersom kunnen dossiers worden gebruikt om procesinstanties en werkitems te triggeren.

In tegenstelling tot op integratie gerichte BPM-systemen op basis van middleware, is Doxis4 BPM een zogeheten 'geïntegreerd ECM- en BPM-systeem'. Anders dan op middleware gerichte BPM-systemen heeft Doxis4 geen extra SOA nodig om BPM in de applicatieomgeving te integreren. Doxis4 BPM ondersteunt alle onderdelen van een onderneming, van bedrijfsontwikkeling en organisatie tot afzonderlijke afdelingen en de IT. Hierdoor kunt u zowel ad hoc- als gestandaardiseerde, op documenten gebaseerde bedrijfsprocessen onafhankelijk van elkaar modelleren, beheren, administreren, optimaliseren en uitvoeren. Doxis4 BPM kan binnen afzonderlijke organisatie-eenheden, binnen een onderneming en binnen een complete bedrijvengroep worden ingezet. Een veel voorkomende en bekende toepassing van BPM binnen een organisatie-eenheid is het verifiëren en goedkeuren van facturen. Ondernemingsbrede workflows kunnen worden gebruikt om werkitems te verwerken.

Meer ruimte om te manoeuvreren

BPM wordt niet langer uitsluitend gebruikt voor gestandaardiseerde processen ('doing by design') met gedetailleerde workflows. Veel bedrijfsprocessen zijn ongestructureerd ('design by doing') of kunnen maar tot op zekere hoogte gestructureerd worden. Hierbij wordt gebruikgemaakt van Case Management of 'Zaakgericht werken'. Bij Zaakgericht werken dragen de medewerkers meer verantwoordelijkheid en hebben ze meer ruimte om te manoeuvreren, hetgeen een positief effect op hun motivatie heeft. Het is moeilijk te voorspellen hoe dergelijke processen zich gaan ontvouwen en wat de uitkomst zal zijn. De verantwoordelijke kenniswerker moet altijd zijn of haar ervaring en expertise gebruiken om te beslissen wat er moet gebeuren en wie er verder bij deze zaak betrokken moet(en) worden.

Vaak duurt het enige tijd voordat een onderneming kan beslissen of een bepaald proces gestandaardiseerd kan worden. Pas nadat een proces enkele keren is doorlopen, kan goed worden bepaald of dezelfde stappen steeds weer terugkeren. Met Doxis4 BPM kunt u processen die eerst op ad hoc-basis werden gepland en uitgevoerd, transformeren tot gestandaardiseerde bedrijfsprocessen. In Doxis4 BPM komen beide concepten samen, zodat u processen beter kunt combineren en u kunt beschikken over een concept om 'run-time' en 'build-time' met elkaar te verenigen.

Meer informatie over Business Process Management met Doxis4

De voordelen

  • Geïntegreerd ECM- en BPM-systeem
  • Routinematige processen (automatisering) en kenniswerk (ad hoc-processen)
  • Snelle verwerking en voltooiing
  • Transparantere bedrijfsprocessen
  • Hoger serviceniveau

Ad hoc-workflows en standaard workflows

Het begrip Business Process Management is een breed begrip met meerdere lagen. Er worden allerlei verschillende benamingen voor BPM gebruikt: 'workflows', 'bedrijfsprocesbeheer' of kortweg 'procesbeheer'. Bij Business Process Management kan onderscheid worden gemaakt tussen gestandaardiseerde en niet-gestandaardiseerde workflows. Bij de niet-gestandaardiseerde workflows spelen twee begrippen een belangrijke rol: 'Adaptive Case Management' verwijst naar Zaakgericht werken en 'Task Management' heeft betrekking op ad hoc-processen. In de kaders hiernaast worden de verschillen tussen ad hoc- en standaard workflows verduidelijkt.

Ad hoc-workflow

  • 'Design by doing'
  • Situatie-afhankelijk
  • Proces en uitkomst niet voorspelbaar
  • Automatisering niet mogelijk
  • Kenniswerkers beslissen welke activiteiten moeten plaatsvinden 

Standaard workflow

  • 'Doing by design'
  • Regelmatig
  • Georganiseerd proces dat van tevoren gepland kan worden
  • Automatisering mogelijk
  • Activiteiten zijn van elkaar afhankelijk
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

Lees verder »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

Lees verder »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

Lees verder »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

Lees verder »
City of Göttingen

Göttingen City Council relies on eGovernment and has introduced records management with electronic records
and electronic complaint management from SER.

Lees verder »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
Dürr Dental AG

Dürr Dental has automated the processing of delivery notes and incoming invoices and has integrated the Doxis4 solution with the leading IFS ERP system.

Lees verder »
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

Lees verder »

Doxis4 BPM en Task Management

Doxis4 iECM Suite is een geïntegreerde ECM- en BPM-oplossing die zowel gestructureerde als niet-gestructureerde bedrijfsprocessen in gelijke mate ondersteunt. Gestructureerde processen kunnen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd met Doxis4 BPM. Niet-gestructureerde processen, waarbij de procesdeelnemers en de doelstellingen niet van tevoren bekend zijn, kunnen daarentegen op ad hoc-basis worden geïmplementeerd met behulp van Doxis4 Task Management. Als er sprake is van een succesvolle werkwijze, kunnen ad hoc-workflows worden omgezet in standaardprocessen. Om deze concepten te verduidelijken, worden de verschillen tussen de beide elementaire Doxis4-opties in de onderstaande kaders opgesomd.

Task Management

'Design by Doing', ad hoc-workflows

  • Ad hoc-werkitems en -procesinstanties worden afhankelijk van de situatie verwerkt
  • Procesinstanties zonder procesmodellen
  • Ad hoc-planning van werkitems
  • Werkitems kunnen verder worden verfijnd in subwerkitems
  • Opschorting
  • Flexibel zoeken naar werkitems en werkitemlijsten in werkbakken en procesinstanties
  • Procesinstanties als documentportefeuilles, ondersteuning voor documentgebaseerde routering
  • Definitie en registratie van beslissingen

Business Process Management

'Doing by Design', modelgestuurd

  • Definitie en implementatie van procesmodellen
  • Twee proces-engines: 'Statecharts' en 'Dependency Graph' (afhankelijkheden tussen werkitems) zoals bij projectmanagement of Gantt-diagrammen
  • Ondersteuning voor geautomatiseerde activiteiten
  • Combinatie van 'modelgestuurde' en ad hoc-werkitems door middel van verfijning
Contact