www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Doxis4: complete functionaliteit van elektronisch archief tot Content Repository

Elektronische archivering met Doxis4 is veel méér dan alleen een auditbestendige oplossing voor de opslag van informatie op lange termijn. Door middel van de Content Repository biedt Doxis4 een organisatiebrede informatiedatabase waarin alle documenten en gegevens zijn opgeslagen. Hiermee kunt u de informatie niet alleen tijdelijk opslaan en verwerken, maar ook voor de lange termijn archiveren. 

De Doxis4 Content Repository beheert alle informatieobjecten die al in digitale vorm aanwezig zijn of die gedigitaliseerd kunnen worden, zoals documenten, e-mails, afbeeldingen, multimediaobjecten, links en nog heel veel meer. Metagegevens (indexcriteria) worden afzonderlijk beheerd en dienen als basis om snel en veilig toegang te krijgen tot documenten, procesinstanties en dossiers. Bovendien kunt u dankzij de complete documentindexering snel en gemakkelijk in de volledige tekst van documenten zoeken. Door de speciale text mining-functie is de zoekfunctie van Doxis4 ook geschikt om contextuele informatie te vinden, zelfs als de opgegeven zoekwoorden in een bepaald document niet voorkomen.

Een informatiedatabase voor efficiënt Document Management

Wanneer u dagelijks met documenten werkt, moet u zorgvuldige maatregelen nemen om er zeker van te zijn dat er geen gegevens verloren gaan. Bestandsdirectory's bieden maar beperkte zekerheid. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat u per ongeluk bestanden wist, overschrijft of aanpast. Soms zijn de bestandsdirectory's zo gecompliceerd dat u het overzicht verliest. De bestanden zijn er misschien nog wel, maar u kunt ze niet meer terugvinden! Daarnaast zijn directory's vaak alleen beschikbaar voor een beperkt aantal afdelingen of teams. Wanneer meerdere afdelingen betrokken zijn bij dezelfde bedrijfsprocessen, wordt de toegang tot essentiële informatie soms nodeloos beperkt door het directorysysteem.

Om al deze nadelen op te heffen, biedt Doxis4 een universele Content Repository in plaats van een systeem van bestandsdirectory's. Automatisch versiebeheer zorgt ervoor dat gebruikers documenten kunnen wijzigen zonder dat het oorspronkelijke document wordt vervangen. Een speciale verzameling regels helpt bij het bepalen of een bepaald document permanent gearchiveerd moet worden. Hiermee voorkomt u dat overbodig geworden werkversies of documenten die niet gearchiveerd hoeven te worden, langdurig bewaard blijven.

Een gecertificeerde, auditbestendige oplossing voor veilige documentbewaring op lange termijn

Door een elektronisch archief beschikbaar te stellen, garandeert Doxis4 de veiligheid van zowel gestructureerde als ongestructureerde informatie, ook op lange termijn. Op basis van een doordacht autorisatieconcept werkt Information Lifecycle Management (ILM) met variabele regels voor gegevensbewaring, opslag op WORM-media en digitale handtekeningen. Hiermee beschikt u over een efficiënte oplossing voor gegevensbewaring die niet alleen auditbestendig is, maar ook aan alle relevante wet- en regelgeving voldoet. Dankzij de geavanceerde opslagvirtualisatie kunt u uiteenlopende opslagsystemen van alle grote leveranciers, inclusief een reeks cloudoplossingen, aan elkaar koppelen, naast elkaar gebruiken en op elk gewenst moment vervangen door een ander systeem. Bovendien biedt Doxis4 de mogelijkheid om verschillende scenario's voor distributie en replicatie te implementeren die op maat zijn gemaakt voor de meest uiteenlopende scenario's, van ambitieuze middelgrote bedrijven tot multinationale ondernemingen. Doxis4 biedt specifieke interfaces en inputservices voor verschillende toepassingsscenario's (bijvoorbeeld SAP-gegevens, MS SharePoint, MS Exchange of IBM Lotus Domino), waarmee organisaties een breed assortiment archiefoplossingen kunnen implementeren.

De Doxis4 Content Repository is dan ook meer dan alleen een elektronisch archiefsysteem: het is een informatiedatabase voor efficiënt Document Management.

Meer informatie over elektronische archivering met Doxis4

De voordelen

  • Informatie is binnen enkele seconden toegankelijk, waar ter wereld u ook bent
  • Veilige gegevensbewaring in overeenstemming met alle geldende voorschriften
  • Volledige traceerbaarheid doordat alle processen worden gelogd
  • Maximale flexibiliteit en waardevaste investeringen dankzij opslagvirtualisatie

Archivering in de context van de Doxis4-architectuur

Een Content Repository voor alle informatie

Organisaties ontvangen documenten en gegevens van uiteenlopende bronnen en in een groot aantal verschillende indelingen. De documenten zijn gemaakt met verschillende soorten applicaties (ERP, CRM, HR, e-mail, Office enzovoort). Ook nadat het oorspronkelijke document al gearchiveerd is, moet er nog naar verwezen kunnen worden. Vrijwel alle onderdelen van een organisatie moeten met documenten kunnen werken, waarbij medewerkers van verschillende afdelingen en locaties in het kader van bedrijfsprocessen gebruikmaken van documenten. Daarnaast moeten bepaalde documenten gedurende langere tijd worden bewaard, om juridische redenen of vanwege wet- en regelgeving of garantiebepalingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, biedt Doxis4 een universele, ondernemingsbrede Content Repository inclusief oplossingen voor elektronische archivering en langdurige gegevensopslag.

Doxis4 geeft klanten de mogelijkheid om over te stappen van gedistribueerde, op applicaties gebaseerde gegevensopslag naar een veilige oplossing op basis van content en processen. Naast de al genoemde voordelen vermindert het archiefsysteem de druk op andere applicaties, waardoor de algemene systeemprestaties worden verbeterd. Verder bespaart het systeem kosten door informatie die niet vaak opgevraagd wordt, te verplaatsen naar goedkopere opslagmedia. Gebruikers merken niet dat de gegevens worden verplaatst, omdat ze altijd direct toegang krijgen tot alle informatie in de relevante omgeving.

Documentopslag

Opslag via Doxis4 en clientsystemen, plus rechtstreekse opslag vanuit MS Office en SharePoint. Automatisch importeren en indexeren van grote aantallen documenten.

E-mailarchivering

Handmatige en geautomatiseerde e-mailarchivering, geïntegreerd in bestaande groupware: MS Exchange/Outlook, Lotus Domino/Notes.

Archivering in bestandssystemen

Toepassing van bestandsattributen voor het archiveren van bestanden vanaf Windows-bestandsservers en andere systemen (handmatig, administratief of regelgebaseerd).

Gegevensarchivering

Archivering van SAP-gegevens met behulp van databasereorganisatie vanuit alle SAP-modules, waardoor de omvang en de groeisnelheid van SAP-databases worden beperkt.

SAP-archivering

Auditbestendige archivering van SAP-documenten, inclusief documentattributen, die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Microsoft SharePoint-archivering

Handmatige opslag direct vanuit Microsoft SharePoint en regelgebaseerde, automatische en auditbestendige archivering van SharePoint-content.

Functies en voordelen

  • Universeel elektronisch archief

    Doxis4-archieven bieden veilig beheer en veilige opslag van alle informatieobjecten die in digitale vorm beschikbaar zijn of die gedigitaliseerd kunnen worden, zoals documenten, e-mails, afbeeldingen, multimediaobjecten, data en nog veel meer. Zakelijke documenten die gearchiveerd moeten worden, kunnen naast het oorspronkelijke document als nevenversies in de indelingen TIFF, PDF, PDF/A-1 of PDF/A-2 worden opgeslagen op onveranderbare opslagmedia (WORM-media). Regels voor gegevensbewaring en verwijderingstermijnen worden automatisch beheerd en kunnen worden aangepast aan wettelijke of bedrijfsinterne voorschriften, zodat belangrijke documenten beschermd blijven zonder dat een onnodig beroep op de opslagcapaciteit wordt gedaan. Ook 'single instancing' en Information Lifecycle Management (ILM) dragen bij aan een efficiënt gebruik van de beschikbare opslagsystemen. Single instancing waarborgt dat identieke content slechts één keer fysiek in het archief wordt opgeslagen, zodat gegevensredundantie wordt vermeden. ILM houdt toezicht op de gehele levenscyclus van documenten, waarbij wordt gestreefd naar maximale beschikbaarheid bij gebruik van de meest kosteneffectieve opslagsystemen.

  • Gecertificeerd auditbestendige opslag

    De gerenommeerde accountantsfirma Deloitte & Touche heeft Doxis4 iECM Suite gecertificeerd volgens de Duitse auditingnorm IDW PS 880. Dit houdt in dat de procedures voor elektronische archivering auditbestendig zijn volgens de algemeen aanvaarde beginselen voor geautomatiseerde boekhoudsystemen, de Duitse belasting- en handelswetgeving en de beginselen voor gegevenstoegang en auditeerbaarheid van digitale dossiers. Door middel van softwarematige schrijfbeveiliging wordt het WORM-concept geïmplementeerd ('Write Once Read Multiple'), zodat de eenmaal op een harde schijf opgeslagen gegevens niet meer kunnen worden gewijzigd of verwijderd. Samen met deze certificering zorgen de zorgvuldige procesdocumentatie, de flexibele bewaartermijnen en de functies voor het bijhouden van veranderingen en het configureren van digitale handtekeningen ervoor dat Doxis4 iECM Suite aan alle geldende wet- en regelgeving voldoet en dat alle documenten die opgeslagen moeten worden, ook op lange termijn veilig zijn.

  • Informatie zoeken en opvragen vanaf elke gewenste locatie

    Veilige opslag van informatie is pas de eerste stap. Bij de alledaagse bedrijfsvoering van een onderneming is het even essentieel dat informatie snel gevonden kan worden. Het zoeken naar informatie wordt gebaseerd op vrij configureerbare indexcriteria (metagegevens) voor alle documenten, procesinstanties en dossiers. Deze gegevens worden automatisch gegenereerd (zelfs in externe systemen zoals SAP), maar kunnen ook altijd handmatig worden aangepast. Doordat de metagegevens (in een SQL-database) en de documentinhoud (in het opslagsysteem) apart worden beheerd, is de informatie snel toegankelijk, zelfs bij grote aantallen documenten. Doxis4 indexeert alle content en kan de gehele informatiedatabase doorzoeken met intelligente functies voor associatieve full-text search. Doxis4-archieven zijn ook bijzonder flexibel: waar nodig worden documenten beschikbaar gesteld binnen de context van het systeem dat wordt gebruikt voor de desbetreffende content en processen. Maar documenten zijn ook toegankelijk via een van de Doxis4-clients (Windows, web of mobiel), via webportalen, in SharePoint en via portlets.

  • Beveiliging en traceerbaarheid

    Persoonlijke gebruikersautorisatie en -authenticatie en SSL-encryptie voor de client/server-communicatie vormen een veilig fundament voor het archiveren van bedrijfsdocumenten. Door middel van gedetailleerd toegangsbeheer kan de toegang tot bedrijfskritische bedrijfsdocumenten en vertrouwelijke informatie op verschillende manieren worden beheerd om te voorkomen dat deze informatie wordt vrijgegeven aan personen zonder de benodigde toegangsrechten. Daarnaast kunt u uw archieven versleutelen om de informatie nog beter te beveiligen. En mocht er toch iets misgaan, dan kunt u altijd de geïntegreerde audit-trail-functie van Doxis4 gebruiken om na te gaan wanneer en door wie bepaalde documenten, procesinstanties of dossiers zijn geraadpleegd en/of gewijzigd.

  • Opslagvirtualisatie en replicatie

    Doxis4 ondersteunt alle momenteel beschikbare standaard opslagsystemen, waaronder NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera & ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS en Doxis4 safeLock. Door middel van opslagvirtualisatie kan Doxis4 met elk van deze systemen worden samengevoegd tot een compleet 'virtueel' opslagsysteem. Opslagvirtualisatie biedt organisaties extra flexibiliteit: zo kunnen bijvoorbeeld goedkopere opslagmedia worden gebruikt voor langetermijnopslag van informatiedatabases, terwijl vaak geraadpleegde gegevens op snellere media kunnen worden opgeslagen. Een ander voordeel van opslagvirtualisatie heeft te maken met de snelheid waarmee nieuwe opslagsystemen op de markt komen: organisaties kunnen profiteren van nieuwe, geavanceerde technologieën (zoals cloudopslag) zonder dat ze direct afscheid hoeven te nemen van oudere systemen. Hierdoor blijven de oorspronkelijke investeringen langer waardevast. En bedrijven die verspreid over meerdere locaties actief zijn, kunnen hun opslagsystemen snel beschikbaar stellen en efficiënt gebruiken dankzij krachtige en intelligente replicatiemechanismen.

  • Ondersteuning voor meerdere tenants

    Voor grote en middelgrote ondernemingen met meerdere juridisch onafhankelijke dochtermaatschappijen is het van onschatbare waarde dat Doxis4 meerdere tenants ondersteunt: met deze technologie kunnen meerdere bedrijfsonderdelen ('tenants') hun documenten en gegevens op een auditbestendige manier apart en gelijktijdig opslaan. Het overschakelen naar een andere tenant vereist een nieuwe autorisatie en authenticatie van de gebruiker. Het is echter ook mogelijk de tenants te scheiden door toegangsrechten te definiëren en de gegevens (databases en opslagmedia) gescheiden te houden. Doxis4 stelt ondernemingen in staat deze gegevens gescheiden op te slaan en tegelijkertijd te voorkomen dat de verschillende dochtermaatschappijen toegang krijgen tot elkaars gegevens (dit is een wettelijke verplichting).

  • Elektronische handtekeningen

    Elektronische documenten kunnen niet officieel worden erkend zonder een gekwalificeerde elektronische handtekening. Handtekeningen maken het moeilijker een document te vervalsen en geven de lezer zekerheid over de identiteit van de auteur van het document (authenticiteit). Doxis4 biedt volledige ondersteuning voor elektronische handtekeningen, van het eerste scanproces tot en met auditbestendige archivering. In Doxis4 kunt u handtekeningen afzonderlijk of in een batchproces maken, verifiëren en archiveren. Doxis4 verwerkt moeiteloos documenten met meerdere verschillende elektronische handtekeningen.

Information Lifecycle Management (ILM)

ILM is een combinatie van processen en technologie, waarmee organisaties hun informatie kunnen beheren gedurende de gehele levenscyclus van de informatie. Dankzij ILM zijn gegevens en documenten beschikbaar zodra ze nodig zijn voor een bepaald bedrijfsproces, terwijl de gegevens bovendien altijd worden opgeslagen op het meest geschikte opslagmedium qua snelheid, kosten en wettelijke voorschriften.

Documentlevenscyclus

  • Beheer van gestructureerde en ongestructureerde informatie gedurende de gehele levenscyclus
  • Automatische opslag van documenten en gegevens op het meest geschikte opslagmedium
  • Intelligente caching-mechanismen
Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

Lees verder »
Stadtwerke Bielefeld

As the basis for uniform, structured document storage, constant access and the desired process improvements, an electronic construction records system (EBA) based on Doxis4 was introduced.

Lees verder »
Fraport AG

Fraport AG relies on Doxis4 for long-term archiving. The archive already contained 8.7 million documents with a total volume of 1.3 terabytes when the company switched to the current product generation.

Best Practice »
Randstad Deutschland

Randstad, der führende Personal­dienst­leister in Deutschland, hat das Doxis4 Ar­chiv zur Archivie­rung seiner mehr als 27 Mio. Personal­dokumente aus dem SAP Folder Mana­ge­ment-System ein­geführt

Lees verder »
LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

Lees verder »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

The Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen uses the archive, DMS, eRecords, workbaskets, workflow, Capture and SmartOffice Plus from the Doxis4 iECM Suite.

Lees verder »
EDEKA Nord

EDEKA Nord manages information including plans, acceptances, contracts, and ongoing invoices for its markets in electronic property records with the aim of providing documents in a quick, simple and paperless manner.

Lees verder »
SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive relies on DMS archiving solutions, a globally networked, high-availability storage infrastructure and other SER solutions to optimise its processes all over the world.

Best Practice »
City of Göttingen

Göttingen City Council relies on eGovernment and has introduced records management with electronic records
and electronic complaint management from SER.

Lees verder »
DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

Lees verder »
Deutsche Bahn AG

At Deutsche Bahn, Bahn Content Management (BCM), which is based on Doxis4, implements customer-specific applications for several thousand users across the group.

Lees verder »
BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

Lees verder »
Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

Lees verder »
Eissmann Group Automotive

The Eissmann Group made the decision to use the Doxis4 iECM Suite from SER across the entire business.

Best Practice »
DHL Express

Since 2010, DHL has relied on a uniform, company-wide DMS solution based on Doxis4 to create one of the largest commercial document archives in the world with the help of its partner, HP.

Lees verder »

Overzicht van elektronische archivering met Doxis4

Content Repository

  • Voor archivering van documenten (met gecodeerde of niet-gecodeerde informatie), gegevens, e-mails, afbeeldingen, multimediaobjecten en nog veel meer.
  • Standaard beheer van metagegevens met behulp van relationele databases
  • Breed aanbod van zoekfuncties voor de gehele informatiedatabase
  • Zorgvuldig beheer van bewaar- en verwijderingstermijnen
  • Virtualisatie van fysieke opslagsystemen

Enterprise-ready

  • Hoge mate van schaalbaarheid, tot en met ondernemingsbrede applicaties
  • Krachtige prestaties, ook wanneer hoge doorvoersnelheden en korte toegangstijden vereist zijn
  • Replicatiemodule voor maximale beschikbaarheid, ook voor organisaties die verspreid over meerdere locaties actief zijn
  • Ondersteuning voor meerdere tenants

Compliance en beveiliging

  • Gecertificeerd auditbestendig archiefsysteem (IDW PS 880)
  • Softwarematige schrijfbeveiliging op WORM-systeem
  • Versleuteling van informatieobjecten op de server
  • Beveiligde client-server communicatie (op basis van SSL)

Interfaces

  • Alle standaard opslagsystemen worden ondersteund, waaronder NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera & ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock en vele andere
  • Universele interface voor populaire ERP-, HR- en CRM-applicaties
  • Gecertificeerde interfaces voor SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Beheer

  • Multi-platform applicatie- en gegevensopslag
  • Beheer via webgebaseerde grafische gebruikersinterface
Exclusieve +Content voor geregistreerde gebruikers
Compliance storage solutions: secure and certified - Doxis4 safeLock
Fact Sheet

Compliance storage solutions: secure and certified - Doxis4 safeLock

Fact Sheet »
Server-side format conversion - Doxis4 Rendition Server
Fact Sheet

Server-side format conversion - Doxis4 Rendition Server

Fact Sheet »
Contact